Aanbesteden WGA: vijf tips voor een goed traject

Veel werkgevers in de sectoren Overheid en Onderwijs (O&O) zijn eigenrisicodrager (ERD) voor de WGA of overwegen dat te worden. De ERD-verzekering die veel werkgevers hiervoor afsluiten, valt meestal onder de aanbestedingsplicht. Maar hoe besteedt u dit soort complexe dienstverlening succesvol aan? Vijf tips voor een succesvol aanbestedingstraject.

1. Aanbestedingsplichtig?
Het is allereerst van belang om vast te stellen of uw organisatie de WGA überhaupt wel of niet dient aan te besteden. Om dat vast te stellen moet gekeken worden naar de drempelwaarde. Deze is voor 2021 vastgesteld op € 214.000. Het gaat hierbij om de totale waarde over de gehele duur van het contract, inclusief eventuele verlengingen. Als u boven deze aanbestedingsdrempel komt, moet u dus aanbesteden. Als u niet boven deze drempel uitkomt, volstaat een WGA marktonderzoek (zie ook: Deskundig advies WGA en Ziektewet)

2. Betrek HR, Finance én Inkoop, informeer de OR
Voor een succesvolle aanbesteding van de WGA, is het van groot belang om tijdig alle stakeholders te betrekken. Dat betekent dat zodra bekend is dat er aanbesteed moet gaan worden, er collega’s van de afdelingen Finance, HR en Inkoop betrokken moeten worden. Daarnaast dient ook de medezeggenschap (OR/MR) geïnformeerd te worden. Zo zorgt u ervoor dat u later in het traject geen vertraging oploopt. Tenslotte: betrek een expert. Ons advies is: zorg dat inkoop, HR én een externe expert (zie ook: Deskundige ondersteuning bij aanbestedingen) vertegenwoordigd zijn in het uiteindelijke beoordelingsteam.

Deskundige ondersteuning bij aanbestedingen - Ascot

3. Tijdlijn
Een realistische planning is belangrijk. Begin met het vaststellen van het eindpunt: wanneer moet er uiterlijk definitief gegund worden om een soepele implementatie en go-live te kunnen realiseren? Van dat eindpunt kun je terugrekenen naar alle te nemen stappen en bepaal je wanneer je moet starten met het schrijven van de leidraad. Het is realistisch om uit te gaan van een periode van 4 maanden tussen de start van het traject en de definitieve gunning.

4. Zorg voor concurrentie
Het doel van de aanbestedingswetgeving is natuurlijk om de markt goed voor je te laten werken. Zorg er bij het schrijven van de leidraad dan ook voor dat zo veel mogelijk aanbieders erop in willen schrijven. Bijvoorbeeld door uw wensen goed naar voren te laten komen in de leidraad, zonder hierbij potentiële inschrijvers uit te sluiten.

5. Weet waar u wel en niet goed in bent
Let op dat het geen prijzenslag wordt! Natuurlijk wilt u een voordelige oplossing, maar passend is het toverwoord. De werkwijze van de verzekeraar bij de begeleiding van uw (ex-) werknemers moet natuurlijk wel aansluiten op uw eigen beleid en visie op werkgeverschap en inzetbaarheid en vooral ook bij de specifieke behoeften van uw organisatie. Als aanbestedende partij moet u weten waar u zelf wel en niet goed in bent: wat kunt u zelf doen, wat moet u juist vooral bij externe specialisten beleggen?

Ondersteuning nodig bij uw aanbesteding?
Ascot begrijpt dat u als Overheids- of Onderwijswerkgever zekerheid wilt over naleving van de aanbestedingsregels. Maar ook dat u bij het opstellen van uw leidraad en het selecteren van de winnaar wilt kunnen leunen op specifieke kennis en expertise. Daarom bieden wij werkgevers in het publieke domein complete ontzorging bij aanbestedingen. We vertellen u er graag meer over!

Maak een vrijblijvende afspraak ⇨