Ascot Advies en uw persoonsgegevens

Uw werkgever heeft via Ascot  Advies (hierna: Ascot ) één of meerdere verzekeringen gesloten op het gebied van verzuim, zorg, inkomen en/of arbeidsongeschiktheid. Onderdeel van onze dienstverlening is dat we uw werkgever ondersteunen bij het benutten van budgetten die de verzekeraars ter beschikking stellen voor de inzet van interventies. Deze dienstverlening noemt Ascot de Ascot CofiDesk. Dit kan betekenen dat wij persoonsgegevens over u verwerken. In dit privacystatement leest u hoe en waarom we dit doen, om welke gegevens het gaat en met welke partijen wij deze informatie kunnen delen. Maar ook wat uw rechten zijn, bijvoorbeeld als u gegevens over uzelf wilt inzien of wijzigen.

1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Ascot  Advies B.V. Sisalbaan 5A, 2352 AZ Leiderdorp, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Onze Privacy Officer ziet erop toe dat dit volgens de wettelijke regels gebeurt. Als u hier vragen of opmerkingen over heeft, kunt u op de volgende manieren contact opnemen met deze professional:

Post:
Ascot Advies B.V.
Ter attentie van de Privacy Officer
Kerkenbos 12-38
6546BE Nijmegen

Telefoon:
024-8909470

E-mail:
privacy@ascotadvies.nl 

Uw (ex-)werkgever en Ascot hebben afgesproken dat Ascot verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens bij de uitvoering van de CofiDesk dienstverlening. U kunt zich met vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in dit kader dus het beste tot Ascot wenden, al staat het u natuurlijk vrij om contact met uw (ex-)werkgever op te nemen.

2. Hoe komt het dat wij uw persoonsgegevens verwerken?

Ascot verwerkt uw persoonsgegevens omdat uw (ex-)werkgever ervoor heeft gekozen om gebruik te maken van de Ascot CofiDesk. Wij kunnen deze taken alleen uitvoeren door persoonsgegevens te verwerken. Uw (ex-)werkgever heeft daarom uw persoonsgegevens aan Ascot verstrekt. Uw (ex-)werkgever is verwerkingsverantwoordelijke voor zijn verwerking van uw persoonsgegevens, waaronder het verstrekken van die gegevens aan Ascot.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Dit hangt af van uw persoonlijke situatie. Wij kunnen uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden verwerken:

  • het beoordelen van de aanvraag voor cofinanciering door uw werkgever;
  • het indienen van de aanvraag namens uw werkgever bij de verzekeraar(s);
  • het monitoren van de afhandeling van voornoemde aanvraag.

4. Op basis van welke wettelijke regels (rechtsgronden) vindt de verwerking plaats?

Voor de verwerking van uw persoonsgegevens door Ascot kunnen de volgende rechtsgronden gelden:

  • de verwerkingen zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst tussen uw werkgever en Ascot Advies;
  • de verwerkingen zijn noodzakelijk om de gerechtvaardigde belangen te behartigen die Ascot en uw (ex-)werkgever hebben bij het verrichten van hun reguliere bedrijfsactiviteiten. Uw belangen komen hierbij niet in het geding. U heeft juist alle belang bij inzet van juiste en relevante interventies. Dat hierbij persoonsgegevens worden verwerkt is onvermijdelijk, en niet in uw nadeel.


5. Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?

Uw (ex-)werkgever heeft uw persoonsgegevens aan Ascot verstrekt om ons in staat te stellen namens hem de betrokken verzekeraars te vragen om bij te dragen aan de bekostiging van uw interventie (cofinanciering).

6. Welke (bijzondere) persoonsgegevens verwerken wij?

Dit hangt af van uw persoonlijke situatie. Maar wij kunnen voor de in dit privacystatement genoemde doeleinden de volgende persoonsgegevens over u verwerken:

  • Naam;
  • Geboortedatum;
  • Datum in dienst;
  • Datum uit dienst;
  • Dagloon/salaris;
  • Datum 1e ziektedag;
  • Eventuele arbeidsdeskundige onderbouwing van de aanvraag;
  • Prognose BA van de hersteltijd mét en zonder interventie;
  • Verwacht resultaat van de gewenste interventie.

7. Hoe gaan wij om met gegevens over uw gezondheid?

Voor het verwerken van gezondheidsgegevens gelden extra strenge eisen. De medische gegevens alleen verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor uw re-integratie en voor begeleiding in verband met uw ziekte of  arbeidsongeschiktheid.

8. Aan wie kunnen wij uw (bijzondere) persoonsgegevens doorgeven?

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan een beperkt aantal partijen, en alleen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst. De partijen aan wie wij uw persoonsgegevens kunnen doorgeven zijn:

  • zustermaatschappijen van Ascot, voor zover die betrokken zijn bij de uitvoering van de interventie;
  • verzekeraars;
  • re-integratiebureaus;
  • externe adviseurs die wij betrekken bij uw re-integratie.

9. Aan welke landen geven wij uw persoonsgegevens door?

Op grond van de Europese wetgeving worden uw gegevens alleen in Nederland of in Europese lidstaten verwerkt.

10. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Ascot bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk toegestaan is, wettelijk verplicht is en/of noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt. Hoe lang we bepaalde gegevens bewaren is dus niet alleen afhankelijk van de aard van de gegevens, maar ook van de doeleinden waarvoor wij ze verwerken. Dit betekent ook dat de bewaartermijn per doel kan verschillen. Ascot kiest binnen deze kaders altijd voor de kortst mogelijke bewaartermijn.

11. Welke rechten heeft u ten aanzien van uw persoonsgegevens?

U heeft het recht Ascot te verzoeken inzage te geven in de persoonsgegevens die wij over u verwerken. Ook kunt u om rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens vragen, of om beperking van de verwerking van die gegevens. Daarnaast heeft u het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens. Tot slot heeft u het recht om ons te vragen om de gegevens die wij over u hebben verzameld aan u over te dragen.
Als u van deze rechten gebruik wilt maken, kunt u uw verzoek met uw naam en contactgegevens sturen aan onze Privacy Officer. Meer over de bereikbaarheid van deze professional vindt u op de eerste pagina van dit privacystatement.
Wij vragen u vriendelijk om in uw verzoek zoveel mogelijk te specificeren om welke persoonsgegevens het gaat. Kan Ascot dit niet (volledig) vaststellen, dan kunnen we u vragen om uw verzoek nader toe te lichten. Ascot zal in principe binnen vier weken op uw verzoek reageren. Voldoen wij niet aan uw verzoek, dan krijgt u een bericht met een toelichting waarom dit zo is.

Klachten
U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen als u vindt dat wij niet correct met uw persoonsgegevens omgaan. Wij verzoeken u vriendelijk om hiervoor contact op te nemen met onze Privacy Officer. Meer over de bereikbaarheid van deze professional vindt u op de eerste pagina van dit privacystatement. Ascot neemt iedere klacht serieus en reageert binnen 48 uur.
U heeft ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer over de procedure leest u op de website van deze toezichthouder.

13. Geautomatiseerde besluitvorming

Ascot neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Ascot) tussen zit. 

14. Heeft u vragen of suggesties?

Voor vragen of suggesties naar aanleiding van dit privacystatement kunt u terecht bij onze Privacy Officer. Meer over de bereikbaarheid van deze professional vindt u op de eerste pagina van dit privacystatement.

Documentversie en wijzigingen
Ascot kan dit privacystatement aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van nieuwe wetgeving, rechtspraak, of publicaties van de Autoriteit Persoonsgegevens. Ascot raadt u daarom aan het privacystatement regelmatig op wijzigingen na te lezen. Deze versie dateert van november 2020.